Um chatbot oferece diversas facilidades para processos do dia a dia, como apoio a gestão, esclarecimento de dúvidas, gestão de ticktes ou chamados de suporte, atendimento online, envio de sugestões, resolução de problemas, finalização de compras e muito mais! 

Não há dúvidas então, do quanto essa tecnologia pode transformar a rotina do seu negócio e é por isso inclusive, que o chatbot é uma das tendências de tecnologia do momento.

No entanto, pode não ser tão simples saber quais são os passos necessários para otimização de processos utilizando um chatbot, como por exemplo, ao usar o chatbot nos processos de RH. Pensando nisso, montamos esse guia básico para te ajudar. Continue a leitura e saiba mais!

Passo a passo para otimizar processos com chatbot: confira!

Quer saber quais são os passos para realizar uma boa otimização de processos utilizando chatbot? Veja o passo a passo que trouxemos aqui:

  1. Automatização na veia!

Simplesmente não há como falar de chatbot e não associar esse termo com automatização. Isso porque basicamente, as soluções de chatbot envolvem a automatização de processos, que é justamente o que torna um processo rápido, eficiente e moderno. Por isso, esse é o primeiro passo rumo à otimização dos seus processos com chatbot.

Um exemplo muito comum é o de atendimento ao cliente via chatbot. Se antes esse processo era realizado via atendimento humano por telefone ou chat, o que costumava ser demorado e passível de muitos erros; hoje é possível criar um atendimento robotizado que, através de uma árvore de possibilidades, é capaz de esclarecer dúvidas, registrar reclamações, enviar pedidos e muito mais, de maneira objetiva, ágil e direta.

Outro recurso automatizado muito comum é o de FAQ com direcionamento para atendimento humano se necessário, agilizando consideravelmente os atendimentos.

  1. Realize treinamentos periódicos

Treinar recorrentemente o time e mantê-lo capacitado, é essencial. Principalmente se estivermos falando em treinamentos necessários para uso de uma nova tecnologia. 

Inclusive, vale frisar que, muito mais do que capacitar o colaborador para usar uma ferramenta nova, é importante que o time compreenda a importância do uso dessa ferramenta e o quanto ela tem a contribuir para o sucesso dos negócios. Isso é fundamental para que a mesma seja utilizada em todo o seu potencial.

Assim, quanto mais capacitado o time estiver, melhor será o uso da ferramenta e, consequentemente, a execução do processo; de modo que os treinamentos devem ser vistos como investimentos na melhoria contínua do negócio e não como gasto.

Vagas ProgramaThor - otimizar processos com chatbot
  1. Use e abuse dos canais digitais

Além de serem importantíssimos para a redução de custos com processos humanos ou onerosos, disponibilizar canais digitais eleva a empresa a um novo patamar na era digital. Cada vez mais o mercado conta com um público que busca as facilidades das inovações digitais no dia a dia, sendo essa uma tendência que veio para ficar.

Por isso, aposte em canais como redes sociais, APPs, Websites, enfim: tudo o que for ferramenta de interação online. É imprescindível que o cliente tenha liberdade de escolha para contatar a sua empresa.

  1. Monitore os problemas

O modo mais efetivo de monitorar problemas é acompanhar indicadores como: tempo de atendimento, quantidade de chamados recebidos e atendidos, maiores itens reclamados, NPS, entre outros. E manter esse monitoramento é fundamental para aprimorar os processos e, consequentemente, a execução do chatbot.

  1. Reveja todo o processo

Rever com frequência o processo automatizado pelo chatbot é essencial para manter a rotina sempre adequada as necessidades do momento. Isso porque as rotinas, os clientes, as preferências de mercado e, até mesmo o dia a dia e os objetivos estratégicos da empresa, podem evoluir ou mudar.

É necessário então que o chatbot acompanhe essas atualizações, a fim de manter-se adequado as necessidades. Sem contar que, é comum não mapear um processo da maneira mais efetiva, na primeira vez, o que pode ocasionar em um chatbot não tão eficiente.

Atendimento otimizado e clientes satisfeitos!

Sejam para os clientes finais ou os clientes internos (áreas de negócio), não há dúvidas de que a otimização de processos usando chatbot, rende muitos benefícios. Alguns dos principais que podemos destacar são:

  • Atenção: todos os clientes querem ser ouvidos, ainda mais se estivermos falando da necessidade de resolução de problemas. A empresa passar a ser muito bem vista quanto oferece a devida atenção e um atendimento adequado ao cliente, mediante uma situação de problema.
  • Comprometimento: poucas coisas são tão ruins quanto não demonstrar o devido compromisso em resolver um problema ou ao atender um cliente. O uso do chatbot demonstra total comprometimento em levar a situação até a solução efetiva.
  • Agilidade: além de dinheiro, tempo também é sinônimo de cliente satisfeito. Rapidez e eficiência são alguns dos pontos mais abordados quando se fala no que os clientes esperam de um bom atendimento.
  • Competitividade: otimizar processos utilizando chatbot ajuda a empresa a inovar em suas soluções, possibilitando que a mesma seja mais bem avaliada no mercado e, consequentemente, se destaque frente à concorrência; superando a expectativa sobre seus processos e gerando uma ótima experiência ao cliente.

Não deixe de otimizar processos com chatbot!

Considerando os benefícios listados acima, fica fácil perceber o quanto é importante modernizar os processos da empresa através do uso de chatbots. Aproveite então os passos para otimizar processos com chatbot, que listamos aqui para te ajudar! 

Confira também nosso artigo sobre livros de inteligência artificial para aprender mais sobre chatbot! Se tiver dúvidas, sugestões ou comentários sobre o tema, não deixe de registrar aqui!

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