Nem sempre é fácil encontrar as melhores soluções para problemas em processos, ou mesmo aprimorá-los. Para ajudar nisso, surgiu o ciclo PDCA: uma ferramenta que tem sido muito útil para várias empresas, de todos os setores. Assim como o Design Thinking, o PDCA é uma ferramenta de referência no mercado.
Se você ficou interessado para saber mais sobre PDCA, acompanhe este conteúdo!
O que é PDCA
Trata-se de uma ferramenta utilizada com a finalidade de controlar e otimizar processos através da implementação de melhorias, além de identificação e solução de erros, principalmente aqueles que possuem causas difíceis de determinar ou que sejam complexos para sanar.
Ela é muito usada pela área de qualidade das empresas e, também, para apoiar o planejamento estratégico delas.
O principal objetivo do PDCA é ajudar a planejar e criar um plano de ação efetivo, ou seja, que obtenha os resultados esperados. Isso ocorre através da experimentação quando o processo é executado repetidas vezes, e do aprimoramento através da identificação de desvios e necessidade de ajustes.
O conceito de melhoria contínua se dá pela recorrência de execução do processo que só deve ser encerrado quando a solução efetiva for alcançada.
Como aplicar o PDCA
Tendo como foco a solução de problemas, o nome PDCA se refere aos passos de execução da ferramenta. Veja que interessante:
Plan – Planejar
Nessa etapa inicial do processo é definido o que será melhorado com a aplicação dessa ferramenta, como por exemplo: um processo, procedimento, atividade, projeto etc. É preciso entender todo o contexto do que será melhorado, identificando falhas e oportunidades.
Após isso, é hora então de planejar o que, de fato, será feito para solucionar o problema encontrado ou aprimorar o processo elencado. Ações bem definidas e executáveis, com prazos estabelecidos, bem como os responsáveis, devem ser listados.
Com todo o plano desenhado, é hora de colocar para rodar.
Do – Fazer
Aqui começa a ação – praticar tudo o que foi planejado. As ações de melhoria propostas devem sair do papel, sendo esse processo devidamente acompanhado pelos responsáveis. Lembrando que antes da execução é necessário que haja a conscientização e o treinamento de todos que forem participar do PDCA.
Check – Validar
Depois de executar, é preciso conferir os resultados obtidos, a fim de avaliar se o objetivo esperado foi atingido. A validação é essencial para identificar desvios entre o que foi planejado e o que foi realizado, aprimorando o processo para alcançar os resultados. KPIs podem ser usados como insumo para embasar a análise da execução e dos resultados obtidos.
Act – Agir
Após validar os resultados é hora de determinar o que precisa ser ajustado (se é que precisará ajustar algo, que acontece quando os resultados esperados não são alcançados, como a resolução efetiva de um problema ou melhoria de um processo).
Caso seja identificada a necessidade de ajustar o planejamento, o ciclo do PDCA deve então ser reiniciado. Mas, se ao finalizar e checar o plano, for constatado que o objetivo foi alcançado, as ações executadas devem ser documentadas, a fim de definir a padronização de um plano de ação para tal finalidade.
Você já conhecia o PDCA?
Sendo uma ferramenta de melhoria contínua mundialmente conhecida, pode ser que você já tenha ouvido falar no PDCA. Inclusive, um fato relevante é que há uma norma certificadora de qualidade, a ISO 9001:2015, que recomenda a utilização do PDCA para aprimoramento de processos nas empresas.
Assim, concluímos então que o PDCA contribui significativamente para a evolução do negócio, independentemente de segmento, porte e capacidade financeira; já que todas as empresas possuem inúmeros processos para que funcione, e processos são sempre passíveis de erros.
Lembrando que os erros encontrados nos processos devem sempre ser vistos como oportunidades de melhoria para o negócio, porque é isso que o PDCA prega.
Caso tenha dúvidas ou comentários sobre o tema, escreva aqui! Teremos muito prazer em te ajudar!
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