Talvez isso já seja meio óbvio para você, mas vale reforçar: o uso de tecnologias modernas em uma empresa pode trazer muitos benefícios. Embora os custos iniciais de instalação possam ser elevados, o uso da tecnologia oferece um grande retorno do investimento quando aplicado corretamente. Em outras palavras, você gasta mais agora para gastar menos depois.

É por isso que todos os tipos de negócios, sejam no setor corporativo ou industrial, estão usando a tecnologia em diferentes níveis. Da produção ao gerenciamento de operações, as ferramentas e aplicativos de alta tecnologia realmente ajudam a reduzir o custo de funcionamento de uma empresa. 

Para obter uma perspectiva melhor de como isso pode ser benéfico, discorremos abaixo sobre o papel da tecnologia na redução dos custos das empresas, mostrando ponto a ponto como ela atua para eliminar gastos e aumentar a eficiência!

Aumento da eficiência: como a tecnologia permite reduzir custos

A redução de custos é um objetivo constante de toda organização. E a principal forma de conquistar isso é aumentando a eficiência das operações. A lógica é simples: quanto mais seus funcionários fazem em menos tempo, mais pode ser realizado. 

Mas não só é permitindo que mais seja realizado em menos tempo que o aumento da produtividade por meio da tecnologia ajuda a reduzir custos: ela também possibilita que processos mundanos sejam executados por máquinas, liberando a força de trabalho para atividades mais estratégicas, que liberam maior valor para o negócio.

A melhoria da produtividade é gerada de três maneiras:

  • Reduzindo o tempo na execução dos processos;
  • Eliminando ou substituindo tarefas totais ou parciais nesses processos;
  • Incorporando novas funcionalidades que agregam valor ao processo existente.

E hoje as tecnologias que permitem conquistar exatamente cada um desses três objetivos já estão disponíveis.

Ao empregar a tecnologia, você poderá compartilhar informações mais rápido do que nunca. Isso permite que você economize tempo, tome decisões bem-informadas com mais rapidez e conclua projetos ou tarefas mais cedo. A tecnologia não apenas torna mais fácil o compartilhamento de informações, como também torna o processo mais rápido e mais simples. 

As empresas podem automatizar as principais funcionalidades por meio de tecnologia, reduzindo ou mesmo eliminando o erro humano. Ao economizar tempo e custos associados ao erro humano, você poderá se concentrar mais na estratégia e no desenvolvimento do seu negócio sem problemas ou obstáculos.

Os exemplos do uso da tecnologia para reduzir custos são quase infinitos — por isso, abaixo listamos algumas das principais tecnologias que contribuem para esse objetivo e que hoje são parte fundamental de uma organização de sucesso. Acompanhe:

1. Computação em nuvem

Transferir dados da empresa para a nuvem é uma ótima maneira de cortar custos. Além de economizar dinheiro em papel, arquivos e outros materiais de escritório, a nuvem também facilita o acesso às informações, aumentando a produtividade da equipe. 

Com a computação em nuvem também há menos demanda por pessoal de TI. Se os servidores e outros hardwares do provedor precisarem de atualizações ou reparos, é de responsabilidade do seu fornecedor fazê-lo. Isso remove o custo de reparo ou atualização de seus servidores e hardware.

Há também uma redução no custo de hardware no uso da computação em nuvem. Em vez de adquirir seu próprio equipamento, que pode ser muito caro, o fornecedor cuida disso. 

Por último, a computação em nuvem funciona em um modelo de precificação pré-pago. Isso evita que sua empresa pague por software que não é usado. Você pode optar por cancelar sua assinatura quando quiser, o que diminui o risco financeiro de um software que não funciona ou não atende às suas necessidades de negócios.

Claro, você ainda terá que pagar uma taxa mensal pelo software, mas é um preço pequeno a pagar quando você considera o custo de contratar e gerenciar uma equipe de especialistas internos. Além disso, como os aplicativos de computação em nuvem passam por atualizações frequentes, você gastará menos tempo e dinheiro fazendo isso sozinho.

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2. Automação e IA

Praticamente tudo é automatizado hoje em dia e, se você for inteligente, também vai automatizar seu negócio. Baixar software de automação e contar com inteligência artificial para organizar sua caixa de entrada, compartilhar informações, inserir dados e até mesmo gerenciar pagamentos ou faturas pode reduzir significativamente o erro humano e os gastos subsequentes para corrigi-lo. 

A otimização dos principais processos de negócios também reduzirá os custos indiretos e o manterá um passo à frente da concorrência. Com a automação, você pode usar sua equipe com mais sabedoria. Se você automatizar tarefas suficientes para liberar uma posição inteira, você poderá liberar sua folha de pagamento ou realocar o profissional para uma posição que gere mais receita para o negócio.

A automação também pode tornar o trabalho mais seguro para os funcionários. Por exemplo, linhas robóticas em linhas de montagem significam que os trabalhadores não são expostos a situações perigosas ou às constantes tarefas repetitivas que podem causar acidentes ou problemas de saúde ao longo do tempo.

3. Segurança da informação

A segurança da informação está se tornando cada vez mais importante na era moderna, com o aumento das ameaças de ataques cibernéticos. As violações de dados estão se tornando cada vez mais comuns e mais caras. De acordo com a IBM, em 2020 o roubo de dados custou em média US$ 3,86 milhões às empresas.

Um dos erros mais notáveis ​​que muitas empresas cometem em relação à segurança da informação é que elas agem de forma reativa em vez de proativa. Apenas tomar medidas para aumentar sua segurança após uma violação significa que você está essencialmente perdendo muito mais dinheiro do que poderia.

Ao ficar um passo à frente e se proteger proativamente contra violações de dados, você pode ajudar a diminuir os custos de negócios associados a ataques cibernéticos. E sim, essa é uma forma de reduzir os custos, uma vez que ser vítima de um ataque hoje não é mais uma questão de se, mas sim de quando.

4. Colaboração e comunicação online

Contanto que seus funcionários possam acessar as mesmas informações que acessam do local de trabalho em casa, eles podem trabalhar em casa (teletrabalho) e ter um desempenho tão eficiente quanto no escritório. O teletrabalho, ou trabalho remoto, pode evitar que seus negócios sofram os custos que geralmente acompanham o crescimento ou a expansão: a necessidade de mais espaço para escritórios. 

Com uma rede confiável, você pode não ter que procurar espaço de escritório adicional, pois seus funcionários trabalham remotamente e, ao mesmo tempo, economizam o dinheiro que gastariam em viagens. Menos pessoas trabalhando no escritório também se traduz em uma redução em suas contas de energia.

VPNs (redes virtuais privadas) fornecem acesso seguro à rede da sua empresa, o que significa que seus funcionários podem trabalhar com segurança em casa ou em trânsito. O custo de implementação de VPNs é muito pequeno e eles ainda podem economizar muito dinheiro para sua empresa a longo prazo.

E você, já investiu nessas tecnologias para reduzir custos? Além de trazer vantagens para a sua saúde financeira, investir em tecnologias é o primeiro passo para a transformação digital!

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Conteúdo produzido em parceria com a BHS.

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